閉域で運用する電子カルテでも使えるか

院内に閉じたネットワークで電子カルテを運用している場合、外部のサービスを使えるかどうかが導入の前提条件になります。

この確認は検討の最初に行ってください。 機能や費用を比較したあとで通信要件が理由で見送りになると、その時間が無駄になります。

前提

ここで扱うのは電子カルテそのものではなく、会話から記録の下書きを作り、既存の電子カルテへ移して使う仕組みです。カルテを入れ替える話ではないため、カルテ側のネットワークを変える必要は必ずしもありません。

ここが重要な点です。閉域運用だから使えない、と即断する前に、次の構成が取れるかを確認してください。

端末を分ける構成

多くの場合、記録を作る仕組みはカルテとは別の端末で動かせます。

• カルテ端末は閉域のまま
• 別の端末で録音と記録の作成を行う
• 出来上がった記録をカルテ端末へ移す

この構成なら、カルテのネットワークに手を入れずに済みます。代わりに、記録を移す操作が端末をまたぐことになります。

確認する項目

通信を許可できる範囲

別端末を使う場合でも、その端末は外部と通信します。院内のどのネットワークに繋ぐか、通信を許可する範囲をどう決めるかを、情報システムの担当者と確認してください。

記録をカルテへ移す手順

端末が分かれている場合、記録をどう移すかが論点になります。手順が煩雑だと運用が続きません。一日の診察件数だけこの操作が発生することを前提に、現実的な手順かを判断してください。

端末を増やす場合の扱い

診察室が複数ある場合、部屋ごとに端末が必要になることがあります。台数と設置場所を先に決めてから見積もると、費用の見通しが立ちます。

院内の規程との整合

外部サービスの利用について、院内で決めている規程があれば確認します。規程の改定が必要な場合、その手続きにかかる期間も導入の計画に含めてください。

カルテ側の対応が要る方式は別

電子カルテの入力欄に直接入力する方式や、カルテに内蔵された機能を使う場合は話が変わります。これらはカルテ側の対応が前提になるため、使っている製品のベンダーに確認することになります。

方式ごとの違いは電子カルテを変えずに音声入力を追加する方法で整理しています。

確認の進め方

1. 情報システムの担当者に、外部への通信を許可できる余地があるかを確認する
2. 許可できる場合、どの端末をどのネットワークに置くかの構成案を作る
3. その構成で記録をカルテへ移す手順を確認する
4. 院内の規程との整合を確認する

1で結論が出る場合があります。 一切許可しない方針であれば、そこで判断がつきます。その場合の扱いは向く診療所・向かない診療所にも書いています。

次に読むもの

データの保存先や閲覧権限については診療データはどこに保存され、誰が見られるのかに、外来での運用は外来の流れを止めずに運用するにまとめています。